普段ラインやショートメールを携帯から送る方が多いと思いますが、いざビジネスのメールを送ろうとすると、どうやって送ったらよいのかわからないですよね。
今回は基本のメールの送り方について触れたいと思います。
■件名
件名には、メールが届いた際の第一印象にあたる部分です。
膨大な数のメールを受信するビジネスマンには、メールを見るのにも、優先順位をつけなければなりません。その時に件名が明確だと、相手の手間を減らすことができます。
曖昧な「～の件」「～について」ではなく、一目でメールの内容を表せるようにしましょう
例）ご挨拶 株式会社●● ●●
例）●●のご報告
のように書くようにしましょう。
■本文
・宛先 ・挨拶と名乗り ・本題 ・結び ・署名
が基本的な型となります。
・宛先
会社名 部署名 役職名 名前＋様
会社名は、（株）、(有)などのように略さずに株式会社、有限会社と書きましょう。
段々と、名前＋様だけになっていくかと思いますが、最初の相手のメールは、全てを入れるようにしましょう。
社内のメールは会社名を省いて送るようにしましょう。
・挨拶と名乗り
挨拶は「いつもお世話になっております」や「お世話になっております」が一般的です。
社内のメールの場合には、「お疲れ様です」などでも良いと思います。
名乗りは、会社名＋名前を入れるようにしましょう。
社内のメールの場合には、部署名＋名前で良いと思います。
・本題
本題には、要点を最初に書くようにしましょう。
何のためのメールなのかをわかりやすく書くことが大事です。
そして、内容を記載していきます。
・結び
「お手数をおかけしますが何卒宜しくお願い致します」や「ご確認をお願い致します。」
などが結びにあたります。
・署名
テンプレートを作っておき、メールを作成する際に自動的に出すことができますので、あらかじめ作成するようにしましょう。署名は、メール版の名刺となりますので、メールアドレス、会社のアドレスなども載せておくと良いでしょう。
また、名前の読み方がわからない場合もあるかと思いますので、漢字＋ローマ字を署名に入れておくと便利です。
■CCとBCC
CCとは、メールを送る事で、メールアドレスが表示される相手です。
BCCとは、メールを送る事で、メールアドレスが表示されない相手です。
例えば、セミナー開催のメールをお客さんに送る場合には、アドレスが知られないように
BCCを使用します。
上司への報告を部署内で供給する場合には、宛先上司 CC部署のメンバーとなります。
■まとめ
段々と宛先が簡略化してきたりすると、相手との距離感が縮まったのだなと感じますが、自分がいつまでも宛先をフルで入れていると、相手からすると、距離感が縮まっていないのかなと思ってしまいます。
相手によっては、フルで入れる場合もあり、これが正解というのは、状況によって異なりますので、距離感を大切にして送るようにしましょう。